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01/21/2013 10:03 am ET | Updated Mar 22, 2013

El tiempo: ¿lo controlas o te controla él a ti? - Tips para mejorar el manejo de tu tiempo

organizartiempo

Uno de los retos más grandes para cualquier emprendedor es el manejo de su tiempo. Cada uno de nosotros solamente contamos con 24 horas en un día; cómo las utilicemos es lo que hace la diferencia

Para emprendedores que dejaron su trabajo recientemente, esto es uno de los mayores retos. Cuando trabajas para alguien normalmente la compañía te provee una estructura de tiempo clara y previsible, tus horarios de trabajo y de vida personal están bien definidos (claro hay excepciones, como en todo).

Pero cuando te conviertes en emprendedor y dueño de tu tiempo, es muy fácil sentirse muy ocupado y a veces incluso agobiado. Siempre estás ocupado, más sin embargo a veces sientes que no avanzas, que no tienes suficiente tiempo y estás constantemente estresado.

Lo primero que debes analizar es cómo utilizas tu tiempo. Si te interesa recibir un cuestionario que te ayudará a contestar estas preguntas, mándame un correo a tamara@sapovalovacoaching.com y en el título del correo escribe "Cuestionario sobre el tiempo".

Si no sabes cómo utilizas tu tiempo y qué cosas lo inviertes, por más que intentes te resultará difícil cambiar, no puedes cambiar lo que no sabes.

Steven Covey en su libro "7 habits of highly effective people" tiene un capitulo dedicado a este tema.

Él maneja una herramienta que se llama "Matrix del tiempo" y su premisa es que en general tendemos a darle más prioridad a lo urgente que a lo importante. Desafortunadamente muchas personas se pasan la vida funcionando en la órbita de lo urgente. Para este tipo de personas, todo es urgente porque continuamente postponen cosas que tarde o temprano tendrán que hacer, y por eso están constantemente estresadas.

Hay dos preguntas que tienes que hacerte con cada actividad que tengas pendiente.

¿Esto es algo IMPORTANTE o no importante?

¿Es URGENTE o no urgente?

Dependiendo de cuál sea tu respuesta a estas dos preguntas, es la prioridad que se le otorga. Covey lo divide en cuatro cuadrantes.

Cuadrante 1 - Lo Urgente e Importante: Caracterizado por incluir actividades que de no ser atendidas, podríamos ver amenazada nuestra propia existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2 - lo Importante, No Urgente: Representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Es el cuadrante de la planeación, donde habitan todos nuestros proyectos y objetivos personales y profesionales, todo lo que enriquece tu experiencia de vida, incluyendo nuestras relaciones personales y las actividades que hacen aprender y mejorar nuestro futuro. Algunos ejemplos de esto incluyen: planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.

"Lo primero es lo primero" (es decir lo Importante), debe ser nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Somos nosotros los que debemos presionar sobre ellas.

Los cuadrantes 3 y 4 son los "Robatiempos". Estos cuadrantes son consumidores de nuestra energía.

Cuadrante 3 - Lo Urgente, No Importante: Este es el cuadrante de las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. El costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.

Cuadrante 4 - Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc.

Covey finaliza diciendo que tendemos a privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente.

Paradoja: "Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante".

Y tú, ¿cómo utilizas tu tiempo?

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